Publicado en: 16/10/2024

Última actualización: 16/10/2024

Tiempo de lectura: [8 minutos]

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TABLA DE CONTENIDOS

• Paso a Paso:
• Recursos Adicionales:
• Preguntas Frecuentes (FAQ):

Dirigido a: Profesores, Administrador, IT (Sys Admins), Secretaría, Admisiones, Personal Comercial.

• En este artículo, te explicaremos todo respecto al módulo de cobranzas que le permitirá a la institución llevar un control administrativo sobre todas las cuentas a cobrar de la institución educativa

• El propósito de este artículo es guiarte y brindarte una herramienta de control y seguimiento de perfiles que tengan un saldo pendiente de pago. 

• Te detallamos el paso a paso para configurar el módulo de cobranzas desde tu perfil en Idukay.

Paso a Paso:

Paso 1:

• Se tiene que habilitar los siguientes permisos (la activación dependerá de la funcionalidad que se desee ofrecer al personal). Para ello, se deberá ingresar al módulo perfiles y permisos y seleccionar el perfil a habilitar.

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• Dar Click en la pestaña de Estados de cuenta  y luego se reflejará las siguientes alternativas:

  • Gestión de Cobranzas.: Esta opción es para que se refleje el módulo de cobranzas en en el panel principal

  • Configuración.: Esta opción sirve para ver la configuración de bloqueo de los alumnos que presenten un monto pendiente de pago.

  • Notificación.: Este modal permite enviar notificaciones a los alumnos que presenten un monto pendiente de pago. 

Paso 2:

• Módulo Cobranzas: En esta sección voy a verificar a toda la data de alumnos que tienen un saldo pendiente de pago. La información se reflejará independientemente si el colegio trabaja con SAE,MATILDA o solo tenga datos en CARTERA EN MORA.

• Si el colegio trabaja con SAE se podrá ver en la pantalla inicial el concepto o producto que está pendiente de pago y el monto a abonar. ( en caso no cuenta con este sistema se verán solo la información general, sin detalles)

• Para colegios que trabajen con SAE se desglosará el detalle de la deuda

Paso 3:

• Configuración de bloqueo.:En esta sección va a permitir digitar un mensaje que será visible al familiar una vez que ingrese al sistema.

• Se tiene que habilitar la opción de bloquear plataforma.

• Se tiene que habilitar el tiempo, en minutos, que desea que se refleje el mensaje informativo.

• Adicionalmente, el sistema te ofrece un cuadro para editar el mensaje con formatos tipo Word.

Paso 4:

• Notificación de cobranza: En esta sección se tendrá un listado de todos los estudiantes que tienen un monto pendiente de pago.

• Si el colegio cuenta con SAE se reflejará el monto que tiene a pagar. 

• De manera adicional, también se reflejará los alumnos que no tienen representantes relacionados y a estos, a pesar de estar en cartera en mora, no se le enviará ninguna alerta.

  
  

• Para poder enviar el mensaje de notificación se deberá seleccionar al alumno o alumnos a los cuales enviaremos la alerta.

• Se digita el mensaje y se habilita la opción de mensaje emergente

• La plataforma genera la opción de adjuntar un archivo en cualquier formato  con un máximo de hasta 25 MB.

• El mensaje se verá reflejado bajo tres modales

  • Alerta en la plataforma de manera paralela al mensaje de bloqueo

  • Alerta en el correo de Idukay como mensaje recibido.

  • Al correo personal relacionado al padre de familia

Recursos Adicionales:

• Cambiar/Recuperar contraseña

• ¿Cómo visualizo si estoy en "Cartera en mora"?

• Administrar Cartera en Mora (No involucra SAE)

Preguntas Frecuentes (FAQ):

Pregunta 1: En la sección de configuración de bloqueo, se puede trabajar la alerta sin colocar un mensaje informativo?

• Sí, pero al momento de que el padre ingrese solo aparecerá el mensaje emergente de bloqueo sin ninguna información.

Pregunta 2: Desde que tiempo, luego del que padre no paga su pensión aparecerá en este módulo

• El bloqueo es desde que tiene un mes pendiente de pago. Adicionalmente, se recuerda que si el colegio no cuenta con SAE o Matilda se tiene que ingresar de manera manual en cartera en mora.

Pregunta 3: Es posible saber la hora y el contenido de lo que se envió en las notificaciones

• Sí, se puede ver qué cosa se ha enviado la fecha y hora. Esto con el fin de llevar un control de las alertas propuestas.

¡No olvides que estamos aquí para ayudarte! Si tienes alguna pregunta o necesitas más información, puedes contactarnos a través de nuestros canales de soporte oficiales.